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La nouvelle réglementation sur les logiciels ou systèmes de caisse

Dès le 1er janvier 2018, les commerçants et les autres professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients (personnes physiques) au moyen d'un logiciel ou système de caisse...


Dès le 1er janvier 2018, les commerçants et les autres professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients (personnes physiques) au moyen d'un logiciel ou système de caisse (accessible ou non en ligne) devront utiliser un équipement conforme aux nouvelles exigences légales.*

Quels sont les types de caisse visés par la loi ?

Sont concernés tous les matériels, informatisés ou non, permettant l'enregistrement des opérations d'encaissement, notamment :

  • Les caisses autonomes (ou « caisses enregistreuses ») : ces systèmes n'ont pas la capacité d'être paramétrés pour être reliés à d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement,
  • Les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système (générant ou non directement les écritures comptables),
  • Les logiciels d'encaissement installés sur un (ou des) ordinateur(s), en réseau ou non : outre les fonctionnalités d'enregistrement, de sécurisation et d'archivage des données d'encaissement en temps réel directement dans le système, ceux-ci disposent de fonctionnalités comptables et de gestion,
  • Les instruments de pesage et de mesure qui ont une fonction de mémorisation des opérations d'encaissement.

Comment justifier de la conformité du matériel auprès de l’administration fiscale ?

Lors d’un contrôle de l’administration fiscale, le commerçant doit présenter pour chaque équipement, l’un ou l’autre des documents suivants fournis par l’éditeur du logiciel ou système de caisse (en faire la demande à l’éditeur pour les matériels acquis avant l’entrée en vigueur de cette réglementation) :

  • l’attestation individuelle délivrée lors de l'achat, conforme au modèle fixé par l'administration.
  • un certificat si le logiciel ou système a été certifié par un organisme accrédité.

Attestation

Certificat

• comporte deux volets : l'un à remplir par l'éditeur du logiciel ou système de caisse et l'autre par l'entreprise qui l’acquiert,
• individuelle et nominative : une simple mention dans les conditions générales ou particulières de vente du logiciel ou système, ne vaut pas attestation individuelle,
• délivrée sur un support physique ou dématérialisé (téléchargement en ligne),
• une nouvelle attestation est nécessaire à chaque nouvelle version majeure du logiciel ou système de caisse.

Au 1er juillet 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC (instance nationale d'accréditation) pour vérifier la conformité des systèmes de caisse :

  • L'AFNOR certification (INFOCERT) pour le référentiel "NF 525",
  • Le Laboratoire National de Métrologie et d'Essais (LNE) pour le "Référentiel de certification des systèmes de caisse".

Pour consulter les listes des produits certifiés :

Questions / Réponses

Je dispose déja d'un logiciel ou système de caisse, comment savoir s'il est conforme ?
Contactez l’éditeur ou le fournisseur du logiciel et demandez-lui une attestation ou un certificat.

Je dispose déjà d’un logiciel ou système de caisse mais celui-ci n’est pas conforme. Que dois-je faire ?
Dans certains cas une mise à jour du logiciel sera suffisante. Celle-ci peut se faire dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat. Une attestation devra être fournie par l’éditeur. Si une mise à jour est impossible il faut alors remplacer le logiciel par un autre, qui devra être conforme et certifié.

Je suis micro-entrepreneur, suis-je concerné(e) ?
Si vous relevez du régime fiscal de la franchise en base de TVA, vous n’êtes pas concer¬né (e) par l'obligation de détenir un logiciel ou système de caisse certifié.

Je n’utilise pas de caisse enregistreuse, dois-je me soumettre à cette règle ?
Non il n’est pas obligatoire de s’équiper d'une caisse enregistreuse.

Quand puis-je faire l’objet d’un contrôle ?
La loi permet un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale pour vérifier la conformité des documents, de 8 h à 20 h ou, en dehors de ces heures, durant les heures d'activité professionnelle de l'assujetti (la procédure n’autorise pas une vérification de la comptabilité).

Quelles sont les sanctions en cas de non présentation d’un certificat ou attestation conforme à la réglementation?
À partir du 1er janvier 2018, en cas de contrôle de l’administration fiscale, la non-présentation d’un certificat ou attestation conforme entraînera une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme.
Au moment de l’écriture du procès-verbal vous disposerez d’un délai de 30 jours pour formuler vos observations, présenter un certificat ou une attestation. Si vous apportez les justificatifs demandés dans le délai imparti, l'amende ne sera pas appliquée. Dans le cas contraire, vous devrez régler l'amende de 7 500 € et vous mettre en conformité dans un délai de 60 jours pour ne pas être sanctionné d'une deuxième amende du même montant. Si vous refusez l'intervention des agents de l'administration, ceux-ci feront également application de l’amende (article 1770 duodecies du Code Général des Impôts).

Quelles conséquences en cas de production d'un faux certificat ou d'une fausse attestation individuelle ?
L’établissement et l’usage d’une fausse copie de certificat ou d’une fausse attestation individuelle, tout en connaissant son caractère frauduleux, est un délit pénal passible de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende (article 441-1 du code pénal).

Voir également la Foire Aux Questions du Portail DGFIP :

* Cette mesure a été instituée par le Ministère des finances pour lutter contre la fraude à la TVA (voir )


Posted: 2017-09-25 14:23:03

Source Les infos de la CCI


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